نموذج قائمة موردي المطعم: ما الذي يجب تتبعه ومراجعته؟

قد يبدأ المطعم بعدد قليل من الموردين.

ثم تزداد القائمة مع الوقت.

الخضروات من مورد، واللحوم من آخر، والقهوة ومواد التغليف والمشروبات ومواد التنظيف من جهات مختلفة.

وبعد فترة، تصبح المعلومات موزعة بين:

• الفواتير
• البريد الإلكتروني
• واتساب
• الرسائل
• جداول البيانات
• الأوراق
• ذاكرة المدير

وجود قائمة موردي المطعم في مكان واحد يجعل إدارة هذه المعلومات أسهل بكثير.

يجب أن تساعد القائمة الفريق على معرفة:

• من يورد كل منتج
• كيف يتم التواصل معه
• متى يجب إرسال الطلب
• متى يصل التوصيل
• ما الأسعار الحالية أو الأخيرة
• ما الحد الأدنى للطلب
• ما شروط الدفع
• من هو المورد البديل

نموذج قائمة موردي المطعم

المورد: مورد الخضروات · الفئة: خضروات · المنتجات الرئيسية: طماطم، خس، بصل · التواصل: بريد إلكتروني · يوم الطلب: الإثنين/الخميس · يوم التوصيل: الثلاثاء/الجمعة · الحد الأدنى: حد أدنى · الدفع: 14 يومًا · آخر مراجعة للسعر: 8 أكتوبر · ملاحظات: موثوق

المورد: مورد اللحوم · الفئة: لحوم · المنتجات الرئيسية: دجاج، لحم بقري · التواصل: هاتف · يوم الطلب: الثلاثاء · يوم التوصيل: الأربعاء · الحد الأدنى: حد أدنى · الدفع: 30 يومًا · آخر مراجعة للسعر: 6 أكتوبر · ملاحظات: مراجعة البدائل

المورد: مورد القهوة · الفئة: قهوة · المنتجات الرئيسية: إسبريسو، منزوع الكافيين · التواصل: بريد · يوم الطلب: الجمعة · يوم التوصيل: الإثنين · الحد الأدنى: 10 كغ · الدفع: بطاقة · آخر مراجعة للسعر: 4 أكتوبر · ملاحظات: يوجد بديل

يمكن تعديل الأعمدة حسب احتياجات المطعم.

الأهم أن يعرف الجميع أين توجد أحدث المعلومات.

ماذا يجب أن تتضمن بيانات المورد؟

1. اسم المورد

استخدم الاسم الرسمي حتى يسهل ربطه بالفواتير والطلبات.

2. الفئة

من الفئات الشائعة:

• الخضروات
• اللحوم
• الأسماك
• الألبان
• المخبوزات
• المواد الجافة
• المشروبات
• القهوة
• مواد التغليف
• التنظيف
• المعدات

3. المنتجات الرئيسية

اكتب المواد التي تشتريها عادة من هذا المورد.

لا تحتاج إلى نسخ الكتالوج بالكامل.

4. بيانات التواصل

احتفظ بطريقة التواصل التي يستخدمها الفريق فعلًا:

• مسؤول الحساب
• الهاتف
• البريد الإلكتروني
• بوابة الطلب
• واتساب
• رقم للطوارئ

5. أيام الطلب والموعد النهائي

مثال:

> يجب إرسال الطلب قبل الإثنين الساعة 14:00 ليصل الثلاثاء.

نسيان الموعد قد يؤدي إلى شراء طارئ أو نقص في المخزون.

6. أيام التوصيل

سجل جدول التوصيل المعتاد وأي مدة انتظار خاصة.

7. الحد الأدنى للطلب

قد يكون الحد الأدنى:

• قيمة مالية
• عدد صناديق
• وزن معين
• رسوم توصيل تحت حد محدد

8. شروط الدفع

مثل:

• بطاقة
• فاتورة خلال 14 يومًا
• فاتورة خلال 30 يومًا
• خصم مباشر

9. تاريخ الأسعار

ليس من الضروري تسجيل كل سعر إلى الأبد.

ركز على المواد المهمة أو مرتفعة التكلفة.

10. الملاحظات وأداء المورد

يمكن تسجيل ملاحظات مثل:

• يغير المنتجات كثيرًا
• موثوق
• يصل عادة قبل الثامنة
• يجب مراجعة الكميات في الفاتورة
• يسمح بطلبات طارئة

الفرق بين قائمة الموردين وقائمة المخزون

قائمة الموردين تجيب عن:

> من أين نشتري؟

أما المخزون فيجيب عن:

> ماذا لدينا الآن؟

من الأفضل ربط الاثنين.

راجع إدارة مخزون المطاعم وإدارة موردي المطاعم.

أضف موردًا بديلًا للمواد المهمة

ليس كل منتج يحتاج إلى مورد بديل.

لكن بعض المواد الأساسية تستفيد من وجود بديل:

• الحليب
• الزيت
• القهوة
• الخبز
• البروتينات الرئيسية
• مواد التغليف

المنتج: الحليب · المورد الأساسي: المورد أ · المورد البديل: مورد محلي

المنتج: حبوب القهوة · المورد الأساسي: المورد ب · المورد البديل: المورد ج

المنتج: أكواب الطلبات الخارجية · المورد الأساسي: المورد د · المورد البديل: المورد هـ

وجود المورد البديل يوفر وقتًا عندما تحدث مشكلة.

متابعة الأسعار بدون تعقيد

ركز على:

• المكونات مرتفعة التكلفة
• المواد كثيرة الاستخدام
• الأسعار المتقلبة
• المنتجات التي تؤثر على هامش الربح

جدول بسيط يكفي لملاحظة التغيرات المهمة.

تقييم الموردين

راجع المورد باستخدام أسئلة بسيطة.

الالتزام

• هل يصل التوصيل في الموعد؟
• هل الطلب مكتمل؟

الجودة

• هل الجودة ثابتة؟
• هل تصل المنتجات بحالة جيدة؟

السعر

• هل السعر مناسب؟
• هل تتغير الأسعار دون تنبيه؟

التواصل

• هل يسهل حل المشاكل؟
• هل يتم تأكيد الطلبات بوضوح؟

المرونة

• هل يمكنه التعامل مع طلب طارئ؟
• هل يمكن تعديل الكميات؟

حتى تقييم بسيط من 1 إلى 5 يمكن أن يكون مفيدًا.

ربط الموردين بالمخزون المنخفض

يمكن أن تكون العملية بسيطة:

1. يصل المنتج إلى الحد الأدنى.
2. يرى المسؤول المورد الأساسي.
3. يعرف آخر موعد للطلب.
4. يعرف يوم التوصيل.
5. يضيف المادة إلى الطلب القادم.

هذا أفضل من البحث في الفواتير والرسائل القديمة.

ربط الموردين بالمهام

عمليات الشراء تنتج مهام متكررة:

• مراجعة المواد الناقصة
• إعداد الطلب
• إرسال الطلب
• تأكيد التوصيل
• استلام البضاعة
• مراجعة الكميات
• تسجيل المواد الناقصة

راجع نموذج قائمة مهام المطبخ اليومية وصفحة إدارة مهام المطبخ.

فحص التوصيل عند وصوله

عند وصول المورد، تحقق من:

• المورد الصحيح
• المنتجات الصحيحة
• الكميات
• الجودة
• العبوات التالفة
• درجات الحرارة عند الحاجة
• البدائل
• المنتجات الناقصة

تسجيل المشاكل يساعد في تقييم المورد لاحقًا.

كيف يمكن أن تؤثر مشاكل الموردين على الهدر؟

قد تزيد مشاكل الشراء من هدر الطعام، مثل:

• توصيل كميات أكبر من الحاجة
• منتجات بجودة منخفضة
• تأخر التوصيل
• بدائل لا يتم استخدامها
• أحجام عبوات غير مناسبة

راجع إدارة هدر الطعام في المطاعم ونموذج سجل هدر المقهى.

جدول بيانات أم تطبيق لإدارة الموردين؟

جدول البيانات مناسب جدًا للبداية.

لكنه يصبح أقل سهولة عندما:

• يطلب أكثر من موظف
• تتغير بيانات الموردين باستمرار
• يجب ربط الموردين بالمخزون
• يجب تعيين مهام
• توجد جداول توصيل متعددة
• يحتاج المدير إلى الوصول من أجهزة مختلفة

هنا يصبح التطبيق أكثر فائدة.

أين يأتي دور KitchFlow؟

KitchFlow مصمم للمطاعم والمقاهي ومشاريع الطعام الصغيرة التي تريد تنظيم العمليات اليومية بدون نظام مشتريات معقد.

يمكن إدارة معلومات الموردين بجانب الجوانب الأخرى التي تؤثر على الشراء:

• المخزون
• احتياجات الشراء
• المهام
• الهدر
• الموظفون
• الجداول

تعرف على إدارة الموردين باستخدام KitchFlow أو زر KitchFlow لمعرفة بقية أدوات إدارة العمليات.

قائمة مراجعة إدارة الموردين

• إضافة جميع الموردين النشطين
• إضافة الفئة
• إضافة المنتجات الرئيسية
• إضافة بيانات التواصل
• إضافة طريقة الطلب
• إضافة الموعد النهائي للطلب
• إضافة أيام التوصيل
• إضافة الحد الأدنى
• إضافة شروط الدفع
• تسجيل تغيرات الأسعار المهمة
• إضافة مورد بديل للمواد الأساسية
• تسجيل المشاكل المتكررة
• ربط المنتجات المهمة بالمورد
• مراجعة أداء المورد بانتظام

أسئلة شائعة

ما هي قائمة موردي المطعم؟

هي سجل مركزي بالموردين الذين يشتري منهم المطعم، ويشمل عادة بيانات التواصل والمنتجات ومواعيد الطلب والتوصيل والأسعار وشروط الدفع والملاحظات.

ماذا يجب أن تحتوي قائمة الموردين؟

على الأقل: اسم المورد، الفئة، المنتجات الرئيسية، بيانات التواصل، طريقة الطلب، موعد الطلب، جدول التوصيل، الحد الأدنى والملاحظات.

كم مرة يجب تحديث بيانات الموردين؟

عند تغير أي معلومة مهمة، مع مراجعة شاملة للقائمة كل بضعة أشهر.

هل يحتاج المطعم إلى أكثر من مورد للمنتج نفسه؟

ليس دائمًا، لكن وجود مورد بديل للمواد الأساسية يقلل تأثير التأخير أو نفاد المخزون.

هل يكفي جدول بيانات لإدارة الموردين؟

نعم للمطاعم الصغيرة جدًا. يصبح التطبيق أكثر فائدة عندما تحتاج إلى ربط الموردين بالمخزون والمهام والطلبات وعدة موظفين.

الخلاصة

لا تحتاج إدارة الموردين إلى البدء بنظام معقد.

ابدأ بقائمة واضحة.

اعرف:

• من يورد ماذا
• كيف تتواصل معه
• متى يجب الطلب
• متى يصل التوصيل
• ما الحد الأدنى
• ما الأسعار التي تغيرت
• من هو المورد البديل

عندما تبدأ المعلومات بالتوزع بين المخزون والمهام والطلبات وأكثر من موظف، يمكن لـ KitchFlow أن يساعد في جمع هذه الجوانب التشغيلية في مكان واحد.